Organisatie en Outlook tips

De bedoeling is hierbij dat je jezelf deze vraag stelt met de nadruk/klemtoon op verschillende woorden. Op deze manier krijg je beter inzicht in de aard van de taak, met als gevolg een betere verwerking ervan.
Stel jezelf op de volgende 5 manieren dezelfde vraag:

• Moet ik dit nu doen? -> Hiermee bepaal je de urgentie van de taak. Moet het, kan het, zou het kunnen, wil je het?

• Moet ik dit nu doen? -> Ben jij de beste persoon om dit te doen? Kun je de taak delegeren?

• Moet ik dit nu doen? -> Geredeneerd vanuit je eigen workflow: wat ga ik als volgende activiteit doen? Is het verzoek ondubbelzinnig?

• Moet ik dit nu doen? -> Veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Kan het een uurtje/dag/week/maand wachten?

• Moet ik dit nu doen? -> Is het een uit te voeren actie? Of is het informatie/referentie? Zo nee dan hoef je de andere vragen ook niet meer te stellen.

Een bijkomend voordeel is dat je, in het geval van een verzoek van een collega of relatie, ook scherper kan zijn in de definitie van het verzoek. Doordat je graag voor jezelf antwoord op deze vragen wilt hebben, kun je een deel van deze vragen ook terugleggen bij degene die het verzoek doet. Op deze manier 'voed' je anderen ook op en help je ze om hun verzoeken meer SMART te maken.