ORGANISATIETIP
Geen e-mail stress!

Geen e-mail stress!

Een aantal paktische tips

De grote hoeveelheid, soms irrelevante, e-mails zorgt voor flink wat onnodige spanning op de werkvloer. Vooral de hoeveelheid onbeantwoorde berichten geeft mensen het gevoel van werkdruk. Bijna de helft van de managers en medewerkers geeft toe dat de grote toevloed aan irrelevante e-mails in de inbox bijdraagt tot een verhoogd stressniveau. Voor 7 procent van de ondervraagden is die overladen inbox zelfs een bijzonder zware stressfactor. Dit blijkt uit onderzoek van IBM.

Verkeerde manier

Ongeveer de helft van de deelnemers aan het onderzoek zegt constant op allerlei e-mails te moeten antwoorden. In bedrijven met meer dan vijfhonderd werknemers stijgt dat tot 54 procent. Vrijwel alle respondenten zijn van mening dat e-mail het belangrijkste middel voor samenwerking is, maar dat het vaak op een verkeerde of overdreven manier wordt gebruikt. Daarnaast zegt driekwart van hen wel eens per ongeluk een e-mail te hebben verzonden naar een verkeerde persoon. En nagenoeg de helft betrapt zich geregeld op verkeerd gebruik van reply-to-all.

Wij geven hierbij een aantal tips om beter om te kunnen gaan met e-mail(afhandeling).
Wanneer je deze tips gaat toepassen kun je
- e-mail stress voorkomen
- met minder tijd en moeite e-mails afhandelen
- daardoor meer tijd over houden voor andere zaken en meer plezier in je werk hebben

Tips

Tips voor vlotte afhandeling van e-mails:

1. Neem een paar keer per dag voldoende tijd om e-mail af te handelen. Dit kost per saldo minder tijd dan elke keer een e-mail te bekijken wanneer deze binnenkomt. Hiermee voorkom je 'verkruimeling' van de dag en concentratieverlies.

2. Beslis direct na het lezen wat je met een e-mail doet. Ga over van e-mail checken naar e-mail afhandelen.
Maak, na het openen van een e-mail, een keuze uit de volgende mogelijkheden:

3. Verwijderen: Als je toch niet van plan bent de e-mail te lezen. Of, als je op een verzendlijst staat en je doet niets (meer) met deze berichten: laat je van de verzendlijst halen.

4. Antwoorden: Na beantwoording de mail uit de inbox verwijderen door de mail te deleten of naar een map te slepen. Als de verzonden e-mail ook bewaard moet worden, zet die dan gelijk in een map (nu weet je nog precies waar het over gaat). Bepaal gelijktijdig of je de verzonden e-mail wilt bewaken, zodat je niet hoeft te onthouden dat je nog een reactie verwacht. Gebruik hiervoor een opvolgvlag of sleep de e-mail naar de agenda op de dag waarop je er aan herinnert wilt worden.

5. Plan de benodigde tijd in je agenda, als je nu onvoldoende tijd hebt of als de e-mail nog niet 'aan de beurt' is (zoals een e-mail met bijlagen voor een vergadering), door de e-mail naar de agenda te slepen en bepaal een datum en tijd van behandeling. Sleep vervolgens de e-mail naar de juiste map als deze bewaart moet worden of verwijder de e-mail.

Uitgangspunt is steeds: behandel elke e-mail volledig t/m het archiveren, zodat direct alles op de juiste plaats staat en/of gepland is. Later hoef je dat dan niet meer te doen.

Wil jij blijvend effect in jouw dagelijkse efficiency?

Ontvang regelmatig tips, blogs en video's om jou te blijven inspireren!

Bekijken

Meld je aan bij onze regelmatige TIPS voor een super efficiente werkdag!

* Verplichte velden