Minder efficiënt werken kan komen doordat je jezelf verkeerde gewoontes hebt aangeleerd. Deze tips helpen!


Wil JE Efficiënt leren werken?

Met minder moeite, meer resultaat bereiken?

> een training zoeken

Wil je efficiënt leren werken?

Iedereen werkt op een andere manier waarbij de een sneller werkt dan de ander. Terwijl je collega een keurig opgeruimd bureau heeft, liggen er bij jou stapels papieren. Hoe krijgen anderen het altijd zo perfect voor elkaar? Dat je minder efficiënt werkt, kan komen doordat je jezelf verkeerde gewoontes hebt aangeleerd. Hieronder is een aantal punten te vinden waardoor je jouw werk met meer effectiviteit en plezier kunt uitvoeren.

1. Ruim plannen

Wanneer je de week aan het inplannen bent, kies dan voor maximaal drie grote acties per dag. Wanneer je teveel activiteiten op een dag gaat inplannen, gebeurt het vaak dat je in tijdnood komt. Dat gebeurt omdat de activiteiten vaak langer duren dan je denkt. Om dat te voorkomen kun je voor elke activiteit anderhalf maal zoveel tijd inplannen.

2. Start met werken

Veel mensen beginnen de dag met het checken van hun e-mail. Wanneer je dit doet ben je vaak een poos bezig met het beantwoorden van berichten. Het werkt efficiënter om eerst een uur aan het werk te gaan om vervolgens je e-mail te checken. Op deze manier heb je een soort onderbreking van je werk.

3. Outlook checken

Gebeurt het jou ook wel eens dat wanneer je niet op let, je langer op internet of social media zit dan je dacht? Beheers jezelf door bijvoorbeeld een wekker te zetten en stop na een half uur.

4. Belangrijke e-mail

Gebruik je ook je e-mails als actielijstje? Dan is het vast wel eens een keer gebeurd dat een belangrijk bericht zo ver naar beneden was gezakt dat je hem niet meer kon vinden. Het is veel handiger om, wanneer je een belangrijk bericht ontvangt, deze in een “actie” map wordt geplaatst. Kijk wel uit dat je niet te veel mapjes aanmaakt. Op deze manier kun je alsnog e-mails kwijtraken.

5. Vol bureau

Ligt jouw bureau ook zo vol dat er geen koffie kopje meer kan staan? Dan is het de hoogste tijd om actie te ondernemen! Veel mensen zijn vaak druk met hun werk maar daar hoort het organiseren van je werk ook bij. Spreek daarom met jezelf een vast moment in de week af voor losse klusjes. Wij geven als tip de vrijdagmiddag. Zo ga je opgeruimd het weekend in en begin je maandag weer fris en fruitig aan je werk.

MAATWERK VOOR EEN WEZENLIJK RESULTAAT

6. Outlook checken

Check je e-mail op vaste momenten van de dag. Het gebeurt vaak dat wanneer je aan het werk bent je een mailtje ontvangt. Op zo’n moment ben je snel afgeleid en zit je niet meer in je concentratie. Om dit te voorkomen controleer je jou e-mail bijvoorbeeld drie keer op een dag.

7. Zeg vaker “nee”

Ben jij iemand die overal altijd ja op zegt? Probeer je dan niet te laten verleiden tot dingen die je eigenlijk niet wilt doen. Twijfel je toch, vraag dan om bedenktijd. Een andere manier om nee te zeggen is door een alternatief aan te dragen. Zo kan je doorverwijzen naar een collega die meer tijd heeft dan jij. Ook kun je zeggen wat de consequenties zijn wanneer je het wel zou doen. Zeg bijvoorbeeld: ‘Als je wil dat ik dat rapport maak, krijg ik de vergadering niet op tijd af’.

8. Eigen kerntaken

Notulen van een vergadering maken terwijl je daarvoor een secretaresse kunt inschakelen is zonde van je tijd. Je kunt de tijd beter besteden aan je kerntaken. Ook al denk je dat je alles zelf beter en sneller kunt, soms is het beter om te delegeren.

9. Goed is goed genoeg

Ben jij perfectionistisch en dus niet snel tevreden over je werk? Probeer dan om genoegen te nemen met goed werk en bespreek dit dan met een collega die niet perfectionistisch is. Om jezelf hieraan te houden, kun je de 80/20 regel hanteren. Want in 20 procent van de tijd bereik je vaak 80 procent van het resultaat.

10. Deadlines

Gebeurt het jou ook dat je te laat begint voor je deadlines waardoor je onder grote druk komt te staan? Veel mensen denken dat ze op deze momenten tot grootse prestaties in staat zijn. Maar het is veel prettiger om de tijd ergens voor te nemen. Dat is ook beter voor je concentratie. 
Tip: Maak tussentijdse deadlines. Op deze manier schuif je niet alles voor je uit. Twijfel je nog steeds of je jezelf aan de tussentijdse deadlines gaat houden? Maak dan samen met een collega afspraken over je werk. Op deze manier controleren jullie elkaar en zie je niets over het hoofd.

Zichtbaar, meetbaar en voelbaar

Trainingen

Wat zijn best-practices om je werk te organiseren en te doen?
Hoe kun je de effectiviteit vergroten, hoe breng je het in de praktijk?

>

Coachen

Wat zijn best-practices om je werk te organiseren en te doen?
Hoe kun je de effectiviteit vergroten, hoe breng je het in de praktijk?

>

Projectmanagement

Slagkracht nodig in de organisatie? Wij hebben senior project- en interimmanagers beschikbaar.

>

Referenties

Voorbeelden van organisaties waar wij trainingen hebben gegeven of teams hebben begeleid.

>

Meld je aan bij onze regelmatige TIPS voor een super efficiente werkdag!

* Verplichte velden