Minder efficiƫnt werken kan komen doordat je jezelf verkeerde gewoontes hebt aangeleerd. Deze tips helpen!

Blijvend resultaat? time to change!

Met minder moeite, meer resultaat bereiken?

> een training zoeken

Wil je meer doen in minder tijd?

Om meer te doen in minder tijd kun je timemanagement gebruiken. Wanneer je er in het begin genoeg tijd in steekt zul je flink resultaat boeken! We hebben in het kort vertaald wat timemanagement precies inhoudt en hoe je dit kunt gaan gebruiken.

1. Doelen stellen

Het is belangrijk om te weten wat je wilt. Je moet beginnen met het stellen van scherpe doelen. Om dit te doen heb je twee soorten doelen, namelijk voor het bedrijf en persoonlijk.

- Doelen voor het bedrijf: Wat wil je bereiken met je bedrijf op korte en lange termijn? Als het goed is heb je de doelstellingen al op papier staan dus is dit gemakkelijk.
Tip: Stel uw doelen op volgens de SMART-methode: Specifiek, Meetbaar, Bereikbaar, Realistisch en Tijdgebonden.

- Persoonlijke doelen: Wat moet je doen om de doelen voor jouw bedrijf te behalen? Wat wil je binnen een week gedaan hebben? Wees realistisch met jouw doelen, kijk naar wat je kunt en zeg bijvoorbeeld dat je per dag twee doelen voor jezelf wilt bereiken.

2. plannen en prioriteiten stellen

Het is handig om een goed overzicht te hebben van alle dingen die er moeten gebeuren. Niet alleen de afspraken die je in je agenda zet, maar ook de werkzaamheden in je (Outlook) agenda. In Outlook kun je ook een takenlijst bijhouden. Wanneer je dit doet kun je alles goed bijhouden en wegstrepen. Dit helpt je ook bij het leegmaken van je hoofd.

Je kunt er voor kiezen om een dag- of weekplanning te maken. Gebruik de planning die het beste bij jou past en het meest relevant is voor jouw werkzaamheden. Wanneer de planning is gemaakt moet je jezelf dwingen om je hieraan te houden. Om het plannen makkelijker te maken kun je de ABC-Analyse gebruiken. Hierbij geef je zeer belangrijke werkzaamheden een A, belangrijk en betekenisvolle zaken een B en minder belangrijk een C. Plan de A-taken in op het moment dat je zelf de volle aandacht en concentratie kunt opbrengen. Wanneer je een ochtendmens bent zal dit in de eerste helft van de dag zijn.

Tips voor het indelen van je werkzaamheden:

- Plan een vast moment op de dag in om te mailen en telefoneren. Wanneer je dit de hele dag door doet kost het veel tijd. Ook ben je dan sneller uit je concentratie en afgeleid van je werk.
- Hou in de planning rekening met 60% van de tijd voor basistaken. Dit zijn telefoontjes, besprekingen, reguliere taken en terugkerende werkzaamheden.
- Plan ook altijd 20% van de tijd in voor onvoorziene taken.
- Stel je planning bij wanneer je langer of korter bezig bent met een taak.
- Zet de tijd die je nodig hebt om je voor te bereiden op bijvoorbeeld een vergadering ook in de planning.
- Bekijk van te voren welke taken je uit handen kunt geven. Doe dit wanneer het niet noodzakelijk is de taak zelf uit te voeren.

3. Delegeren

Wanneer je zelf niet aan bepaalde zaken toe komt draag je deze over aan anderen. Dit kan zijn omdat je er zelf niet goed in bent of omdat ze niet tot jouw bevoegdheid horen. Als je zelf personeel in dienst hebt kun je het hen laten doen. Ook kun je er voor kiezen om iemand in te huren. Denk hierbij aan iemand voor de boekhouding of voor het onderhouden van je website. Voor de taken die je gaat delegeren is het handig om een planning bij te houden.

Planning model

De inhoud: Wat moet er gedaan worden?
De persoon: Wie moet het doen?
De termijn: Wanneer moet het af zijn?
De details: Op welke manier moet hij/zij het doen?
De motivering: Waarom moet hij/zij het doen?

In het begin gaat er veel tijd zitten in het uitleggen van zaken, controleren en bij te sturen. Wanneer je zaken gaat uitbesteden kost dat ook geld, maar misschien minder dan dat je het zelf zou doen. Denk er daarom goed over na hoeveel tijd en geld het kost en wat het oplevert.

4. Archiveren

Je kan veel tijd besparen door alles (zowel digitaal als fysiek) te archiveren. Plan dit bijvoorbeeld op vrijdagmiddag in. Op deze manier verspil je geen tijd aan het opzoeken van informatie die je niet snel kunt vinden. Ook moet het opschonen van je e-mail regelmatig gebeuren en het maken van back-ups kan op een vast moment worden gepland. Zorg ervoor dat je financiële administratie op orde is.

5. Evalueren

Timemanagement houdt automatisch een soort zelfcontrole in: door het plannen en documenteren van activiteiten, krijg je een beter inzicht in je sterke en zwakke punten. Wanneer je in je planning ziet dat je aankomende tijd zit volgepland, dan neem je geen nieuwe klussen aan.

Controleer regelmatig of je doelen worden gehaald en of je taken zijn gedaan. Op je lijstjes en planningen kun je achteraf gemakkelijk zien of je doelen zijn behaald. Ook moeten je doelen af en toe worden bijgesteld.

Zichtbaar, meetbaar en voelbaar

Trainingen

Wat zijn best-practices om je werk te organiseren en te doen?
Hoe kun je de effectiviteit vergroten, hoe breng je het in de praktijk?

>

Coachen

Wat zijn best-practices om je werk te organiseren en te doen?
Hoe kun je de effectiviteit vergroten, hoe breng je het in de praktijk?

>

Projectmanagement

Slagkracht nodig in de organisatie? Wij hebben senior project- en interimmanagers beschikbaar.

>

Referenties

Voorbeelden van organisaties waar wij trainingen hebben gegeven of teams hebben begeleid.

>

Meld je aan bij onze regelmatige TIPS voor een super efficiente werkdag!

* Verplichte velden