Minder efficiƫnt werken kan komen doordat je jezelf verkeerde gewoontes hebt aangeleerd. Deze tips helpen!

Blijvend resultaat? time to change!

Met minder moeite, meer resultaat bereiken?

> een training zoeken

Wil je slimmer met je tijd leren omgaan?

Heb je het altijd druk en moet je meer doen dan reëel is? Dan is het de hoogste tijd om slimmer om te leren gaan met je tijd! Door de volgende tips te gebruiken, zul je meer tijd overhouden voor de dingen waar je echt goed in bent, voor ontspanning of om gewoon eens na te denken over verdere stappen.

1. Tijd overzicht

Voordat we aan de slag gaan is het belangrijk om te weten waar het probleem zit. Maak aankomende 2 weken een overzicht waarin staat hoe lang je bezig bent met jouw werkzaamheden. Hou in dit overzicht ook bij hoe lang je bezig bent met e-mailen, telefoneren of praatjes met je collega’s. Wanneer het overzicht klaar is heb je een goed overzicht van al jouw werkzaamheden. Bekijk waar je nu al minder tijd aan hoeft te besteden dan je eigenlijk doet. Je zult verbaasd zijn waar je allemaal tijd op kunt besparen.

2. Resultaat vaststellen

Het is heel belangrijk om te weten waar je naar toe wilt gaan. Als je weet waar je naartoe wilt gaan, geef je sturing aan alles wat je doet. Wanneer het resultaat helder is geformuleerd weet je aan welke werkzaamheden je moet gaan werken.

3. Doelen stellen

Nu het resultaat helder is kunnen we doelen gaan stellen. We maken een overzicht met de doelen die voor op de korte, middellang en lange termijn te behalen zijn. Alle doelen die we opstellen moeten SMART geformuleerd worden. Smart staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Op deze manier heb je het doel duidelijk en goed in beeld.

4. Werk ordenen

Soms gebeurt het dat je het overzicht even kwijt bent. Wanneer er veel werk ligt wat gedaan moet worden is het handig om je werk te ordenen. Een handige manier is om je werk te prioriseren, bijvoorbeeld door taken te voorzien van cijfers, het belangrijkste is 1 enz. Het kan natuurlijk ook op andere manieren door met kleuren te werken of met woorden. Kijk wat het beste bij jou past en gebruik die manier om je werk te ordenen.

5. Zeg nee!

Een tip waarmee je veel tijd over zult houden is door vaker “nee” te zeggen. Het is erg collegiaal en vriendelijk om een collega te helpen maar doe dit alleen als je er echt tijd voor hebt. Doe daarom alleen de werkzaamheden die daadwerkelijk bij jou horen. Het is echt niet erg om een keer nee te zeggen.

6. Plannen

Nu het resultaat is vastgesteld en de doelen zijn bepaald, kunnen we gaan plannen. Wanneer je moeite hebt met plannen is het goed om een dag, week en maandplanning te maken. Hierdoor geef je structuur aan je werkzaamheden en stel je niks uit. Zorg er wel voor dat je met plannen genoeg ruimte voor alles rekent. Zo kan het gebeuren dat sommige werkzaamheden meer tijd kosten dan je dacht. Ook is het goed om kleine pauzes in te plannen waarin je even niets hoeft te doen om op te laden.

7. Kerntaak

Uit recent onderzoek blijkt dat mensen niet gebouwd zijn om zich op meerdere zaken tegelijk te concentreren. Multitasking is daarom niet zo’n goed idee. Het is dan ook belangrijk om al je aandacht op je huidige kerntaak te richten.

8. Werk delegeren en uitbesteden

Niet alles waar jij verantwoordelijk voor bent moet je ook zelf uitvoeren. Zo nu en dan kun je, of moet je, een taak aan iemand anders uitbesteden. Wanneer je hier efficiënt mee omgaat kun je andere taken zelf doen en ben je productiever bezig. Sommige werkzaamheden kun je uitbesteden maar zelfs ook automatiseren. Dit kun je doen door (met een computer) je werk slimmer uit te voeren. Denk hierbij aan het werken met templates of macro’s. Hierdoor kun je vele uren besparen.

9. E-mail

Een van de grootste tijdverslinders is je e-mail. Het is erg verleidelijk wanneer je een e-mailtje krijgt direct te gaan lezen en te behandelen. Je kunt veel tijd besparen door hier meer structuur in aan te brengen. Plan daarom een vaste tijd in om al je mail te bekijken en te beantwoorden. Wanneer je een nieuw mailtje binnen krijgt, bekijk hem dan niet meteen maar bewaar het voor later. Op deze manier word je niet uit je concentratie gehaald maar kun je door met je werk.

10. Snellezen

Heb je een baan waarbij je veel moet lezen? Dan kun je veel tijd besparen door te leren snellezen. Snellezen is een vaardigheid die je kunt leren. Het is net als fietsen, wanneer je het eenmaal kunt, verleer je het niet meer. De beste manier om dit te leren is door een cursus te volgen.

11. Coachen of trainen

Heb jij aan deze tips nog niet genoeg en wil je meer over time management leren? Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden want er zijn veel goede boeken beschikbaar vol timemanagement tips. Maak daar gebruik van of laat je coachen of trainen om effectiever en met meer resultaat te gaan werken.

Zichtbaar, meetbaar en voelbaar

Trainingen

Wat zijn best-practices om je werk te organiseren en te doen?
Hoe kun je de effectiviteit vergroten, hoe breng je het in de praktijk?

>

Coachen

Wat zijn best-practices om je werk te organiseren en te doen?
Hoe kun je de effectiviteit vergroten, hoe breng je het in de praktijk?

>

Projectmanagement

Slagkracht nodig in de organisatie? Wij hebben senior project- en interimmanagers beschikbaar.

>

Referenties

Voorbeelden van organisaties waar wij trainingen hebben gegeven of teams hebben begeleid.

>

Meld je aan bij onze regelmatige TIPS voor een super efficiente werkdag!

* Verplichte velden